Один из самых
простых способов расстановки приоритетов в делах при планировании времени –
матрица «срочно-важно». Действительно, эффектно и достаточно просто на первый взгляд.
Срочное и важное делаю сам, несрочное и важное планирую, срочное и неважное
делегирую, и несрочное и неважное… отпускаю.
Вместе с тем на
практике возникает целый ряд вопросов, без ответа на которые, матрица остается красивой, но
непрактичной идеей.
Что и как делать,
когда много срочных дел?
Когда Вы или вам
говорят «Вот это срочно…», что имеют ввиду?
«Срочно» - это «сделай
в первую очередь», «делай быстро» или «это важно»?
Делать срочно – это «когда»
нужно делать, или это «как» нужно делать?
Как понять, что одно
срочнее другого? Из двух срочных, что делать в первую очередь?
А «важное» - это
какое? Из всего важного, что важнее?
А что лучше делать
сначала, трудное или лёгкое? Большое или маленькое? Приятное или неприятное?
Начнём с самого
начала, а именно, с верной постановки главного вопроса: «Что и как нужно
делать, когда много срочных дел?» этот вопрос неверный. Много срочного – это признак
неорганизованности. Верный вопрос звучит так: «Что и как нужно делать, чтобы не было много срочных дел?» ответ
очень прост. Чтобы не было «срочно», нужно всё делать вовремя и быстро.
Вовремя + быстро =
несрочно = спокойно
И всё-таки, если
много срочных дел как определить, какое из них важнее?
Важное, главное,
ценное – это всё то, для чего и ради чего мы делаем то, что мы делаем. Это то,
что имеет наиболее непосредственное и прямое отношение к миссии, целям и
результату.
Таким образом,
приоритеты могут быть двух видов важности
и первичности. Например, большинство
людей считают, что они не живут для
работы, а работают для жизни. Это значит, что жизнь важнее, а работа первичнее.
То есть, чтобы жизнь была по настоящему счастливая, сначала нужно стать
успешным на работе.
Что важнее в первую
очередь, добиться эффективности продавцов или эффективности директора магазина?
С точки зрения результаториентированности бизнеса важнее эффективность
продавца. Но логика процессов делает задачу повышения эффективности управления
первичной. Вместе с тем, то, что важнее, в нашем случае эффективность продавца
является критерием важности для первичных дел, то есть для эффективности
управления. Другими словами, смысл вкладывать в развитие управления есть только
в той мере, в какой повышается результативность продавца на выходе.
Точно так же и в обществе,
политике два основополагающих приоритета безопасность и свобода являются
критериями важности друг для друга: бозопасность имеет смысл, если она не
мешает свободному развитию, и свобода имеет смысл, если она безопасна.
Отсюда вытекает важный
принцип единства действий.
Единство действий
подразумевает, что все дела находятся в дополнении и подчинении друг с другом,
а если одно дело противоречит другому, то, или не верно расставлены приоритеты
сроков и важности, или одно из дел неверное, ненужное, лишнее, то есть не имеет
отношения к главному результату.
И в завершение
несколько мнений о критериях очерёдности.
Что делать в первую
очередь?
Трудное или лёгкое? Здесь
по Станиславскому: трудное нужно сделать привычным, привычное лёгким и лёгкое
прекрасным.
Большое или
маленькое? Большое всегда состоит из малого. Дели большое на малое, и начинай с
малого. И большого слона можно съесть маленькими кусочками.
Приятное или
неприятное? Приятнее делать приятное, или если уж нужно делать неприятное, то делай неприятное, но приятным способом.
| 
